O agronegócio é uma das principais atividades econômicas do Brasil, e movimenta enormes volumes de mercadorias que possuem baixo valor agregado e demandam grandes quantidades de veículos em curtos espaços de tempo, durante os períodos de safra. Assim, a logística se tornou um desafio cada vez maior para o setor, e uma das questões mais relevantes é o controle de custos logísticos.
Neste artigo, vamos falar sobre o processo de controladoria de frete, uma ferramenta fundamental para reduzir custos e aumentar a eficiência operacional na logística do agronegócio.
O que é Controladoria de Frete?
A Controladoria de Frete é um conjunto de processos para gerenciar todos os custos e prejuízos envolvidos na movimentação de cargas, com o objetivo de identificar oportunidades de redução de despesas, evitar desperdícios e avaliar o desempenho dos fornecedores, como transportadoras e operadores logísticos.
Através da controladoria de frete, os gestores obtêm as informações necessárias para avaliar todos os fatores que influenciam os custos de transporte, como a distância percorrida, o volume transportado, o volume perdido por quebra técnica durante o transporte, o tempo gasto em cada etapa e a tarifa cobrada pelos transportadores
Na logística do agronegócio, a controladoria de frete é especialmente importante. Isso porque os volumes de carga movimentados são muito grandes e as margens de lucro das commodities são pequenas, fazendo com que os custos de transporte correspondam a uma fatia relevante da operação.
Além disso, o setor é marcado pela sazonalidade, isto é, a demanda por transportes acumula-se nos períodos da safra, favorecendo a demanda de mercado para o lado do transportador. Com mais cargas do que caminhões disponíveis, as tarifas de frete aumentam exponencialmente. Sem uma política inteligente de contratação de frete, o embarcador acaba arcando com custos elevados de transporte, e sem a controladoria de frete, elaborar essa política inteligente é impossível.
Outra vantagem da controladoria de frete é a melhoria no relacionamento com os transportadores. Ao ter uma visão clara dos custos de transporte e do desempenho das transportadoras, é possível negociar melhores condições e estabelecer parcerias mais vantajosas para ambas as partes. Isso pode levar a uma redução dos custos de transporte e a uma maior eficiência operacional.
Como fazer a Controladoria de Frete?
A elaboração de um processo de controladoria de frete, por si só, requer um olhar estratégico para as características do negócio, pois não consiste em um único fluxo ou conjunto de ações fixas e universais.
Assim, cada empresa deve priorizar os itens de controladoria mais críticos para sua operação. Abaixo estão alguns exemplos de procedimentos de controladoria de frete.
- Conheça o seu contrato de frete: antes de iniciar a controladoria de frete, é fundamental conhecer todos os termos e condições do contrato de frete estabelecido com a transportadora. O contrato deve especificar todos os serviços que serão prestados, os prazos e valores acordados.
- Verifique as faturas: para fazer a controladoria de frete, é necessário verificar as faturas de frete recebidas pela empresa. É importante analisar se os valores cobrados estão de acordo com o contrato estabelecido, se não há cobranças indevidas ou excessivas.
- Confira os documentos de transporte: verifique se todos os documentos de transporte, como Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), estão de acordo com os produtos, volumes, serviços e tarifas acordados.
- Apure taxas de quebra técnica: Na logística de granéis, obtenha e registre os pesos de mercadoria aferidos nas pesagens realizadas no local de origem e no destino e compare estes valores, pois a diferença entre eles consiste na quebra técnica, literalmente a perda de produto durante o trajeto. Esses dados podem ser obtidos dos relatórios de carga/descarga e são essenciais para comprovar a responsabilidade do transportador pelo prejuízo.
- Acompanhe os prazos de entrega: Atrasos na entrega de mercadorias podem gerar custos adicionais, como multas e juros. Por isso, é importante acompanhar de perto os prazos de entrega acordados com a transportadora.
- Faça a gestão de ocorrências: Registre todas as ocorrências relacionadas ao transporte, como atrasos, avarias e extravios. Isso permitirá uma análise mais detalhada dos custos e a identificação de possíveis problemas na cadeia logística.
É seguro afirmar que toda equipe de logística realiza algum dos processos da controladoria de frete, mas em muitos casos, esse trabalho limita-se a uma auditoria manual dos itens do CT-e, um por um, sendo um processo repetitivo, com alto custo de mão-de-obra e vulnerável a erros operacionais e até possíveis fraudes. Com o volume das operações do agro, esse é o mais próximo de uma “controladoria de frete” que muitas empresas conseguem realizar
Assim, um processo consistente, seguro e que não exija horas e horas de mão de obra dedicada em uma tarefa tão repetitiva, exige um software especializado em gestão de transportes para embarcadores, com ferramentas para automatizar os processos de controladoria de frete, como o Vertti TMS.
Como o Vertti TMS ajuda o embarcador a fazer a Controladoria de Frete?
O Vertti TMS (Transport Management System) é software 100% focado nas necessidades dos embarcadores do agro, com recursos para gerenciar toda a movimentação da própria mercadoria, em frota própria ou terceirizada.
Conta com ferramentas para gestão de contratos, controladoria de frete, pagamento de frete, importação e auditoria de documentos fiscais, controle de saldos e estoques, monitoramento de transporte, comunicação com portos e terminais de terceiros, enquanto gera inúmeros KPIs logísticos ao longo de toda a cadeia.
Na controladoria de frete, o Vertti TMS oferece ferramentas para:
- Importação automática de documentos fiscais: Processo robotizado de detecção e importação de documentos fiscais eletrônicos (NF-e, CT-e, MDF-e) emitidos contra o CNPJ do embarcador, eliminando o trabalho manual de procurar, baixar e importar documentos fiscais de entrada no sistema.
- Importação automática de relatórios de descarga: Eliminar o trabalho manual de preencher os dados dos relatórios de descarga emitidos por terceiros, essenciais para apuração completa da operação, como tempos de fila e volumes de quebra técnica.
- Apuração operacional logística: Comparando parâmetros de contrato, documentos fiscais e relatórios operacionais, o sistema reduz drasticamente o esforço manual para apurar as operações de transporte e garante a acuracidade das informações, permitindo calcular descontos e analisar performance dos parceiros com precisão.
- Painel de movimentação de transportes: Oferece visibilidade e controle sobre todas as operações de transporte em tempo real, com informações de volumes, situação, tempo, pendências, quebras, não-conformidades, custos e muito mais.
Com a utilização da Controladoria de Frete e do Vertti TMS, é possível obter uma série de benefícios para a logística do agronegócio, como:
- Redução de custos operacionais;
- Aumento da eficiência na gestão do transporte;
- Maior transparência na gestão de fretes;
- Melhoria na qualidade do serviço prestado aos clientes;
- Maior competitividade no mercado.
Entre em contato conosco e saiba como o Vertti TMS pode ajudar a sua empresa a alcançar melhores resultados na logística do agronegócio.