Negociar e contratar serviços de transporte são funções primárias do setor de logística das empresas. Em operações de grande porte, a equipe movimenta dezenas de pedidos, faturas, contratos, comprovantes, documentos fiscais e relatórios diariamente.
Com este volume, é inevitável se deparar com erros operacionais, tanto da sua própria equipe quanto dos transportadores contratados, como valores incorretos, cobranças duplicadas e indevidas, entre outros.
Quanto mais tempo um problema passa despercebido na cadeia de suprimentos, mais difícil será solucioná-lo. Principalmente na logística do agronegócio, onde o volume de mercadorias transportadas é excepcionalmente alto, as divergências se acumulam e o prejuízo é crescente.
Para impedir que esta bola de neve impacte seu faturamento e suas relações comerciais, é imprescindível identificar esses problemas o mais rápido possível. Fazer isso consistentemente, é claro, exige processos bem estabelecidos.
Neste artigo, vamos falar sobre o processo de auditoria de frete: o que é, para que serve, como fazer e como automatizar.
O que é auditoria de frete?
Auditoria de frete é o processo de conferência e validação das informações referentes ao serviço de transporte de cargas contratado pelo embarcador. Estas informações são recebidas através de documentos fiscais e/ou operacionais enviados pela transportadora, terminal ou outro operador logístico.
O principal objetivo da auditoria de frete é identificar divergências de valores, duplicidades, cobranças indevidas, erros fiscais e até mesmo fraudes. Com isso, o embarcador garante que está pagando o valor combinado em contrato, e apenas por serviços efetivamente realizados.
Trata-se de um procedimento essencial de segurança e compliance, com impacto direto no faturamento da empresa. A frequência destas auditorias varia de acordo com a demanda logística da empresa, chegando a ser diária em empresas com alto volume de contratações de frete.
Como um bônus, o processo gera um valioso histórico de dados ao longo do tempo, contendo indicadores de desempenho logístico. Estes dados permitem analisar o impacto dos custos de frete no faturamento da empresa, bem como avaliar o desempenho dos transportadores em diferentes aspectos.
Como fazer auditoria de frete?
A principal etapa da auditoria de frete consiste em analisar os valores e informações do Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) emitido pelo transportador. Este documento fiscal contém informações detalhadas sobre o serviço, o que o torna uma excelente ferramenta para auditoria.
Durante a inspeção, o auditor deverá procurar por erros e divergências possíveis dentro de cada CT-e, comparando-o ao contrato de frete. Os 3 principais erros que podem ser encontrados na auditoria de frete são:
- Valor incorreto
- Cobrança duplicada
- Cobrança indevida
Vamos observar em detalhes cada um destes problemas, como identificá-los e quais atitudes tomar ao encontrá-los durante a auditoria.
Valor incorreto
Ocorre quando o valor cobrado pelo serviço de frete for maior ou menor do que o previamente acordado entre as partes. A divergência pode estar na própria tarifa de frete ou em outras tarifas associadas ao transporte, como seguros, escolta, entre outros.
Na maioria dos casos, o valor incorreto decorre de erros de cálculo ou digitação. No entanto, principalmente em CT-es com valor acima do combinado, o embarcador pode desconfiar da boa fé do transportador.
Para identificar este erro, o auditor deve comparar o valor do CT-e com os valores da tabela de frete constante no contrato entre o embarcador e a transportadora.
Ao se deparar com valores incorretos, o auditor deverá comunicar o transportador o quanto antes para gerar um novo CT-e e cancelar o incorreto. Essa agilidade é necessária porque há um prazo para o cancelamento do CT-e, variando de acordo com o estado.
Cobrança duplicada
A duplicidade de cobrança ocorre quando o transportador emite duas (ou mais) faturas referentes ao mesmo serviço para o embarcador.
Este problema costuma decorrer de erros operacionais do responsável financeiro da transportadora, por exemplo, quando ele esquece que já enviou a fatura e envia novamente. Em alguns casos pode ser algum bug no software utilizado para emitir o CT-e.
A identificação deste erro é um pouco mais complexa: se não houver uma tecnologia para detecção de duplicidade, o auditor precisará perceber a semelhança entre as faturas, ou notar que não deveriam haver duas cobranças daquele mesmo fornecedor naquele período, o que pode ser bem complicado em operações de grande volume.
Se a fatura duplicada também corresponder a CT-es duplicados, o auditor deverá avisar o transportador para cancelar o segundo documento dentro do prazo permitido pela SEFAZ.
Cobrança indevida
A cobrança indevida é um termo guarda-chuva para diversos problemas relacionados a discriminação do serviço, incluindo:
- Cobranças completamente indevidas, sem solicitação nem execução
- Cobranças sobre serviços solicitados porém não executados por alguma razão
- Inclusão de serviços adicionais não solicitados e/ou não realizados no CT-e
Novamente, a principal causa do problema é a desorganização por parte dos responsáveis administrativos e financeiros da transportadora.
Para todos os casos de cobrança indevida, a melhor forma de detectar o problema é através de uma gestão de fretes efetiva, que permita consultar detalhes e vincular documentos à cada serviço contratado.
Assim, é possível comparar facilmente o conteúdo do CT-e com os detalhes do contrato, além de identificar CT-es não vinculados a nenhum serviço.
Como automatizar a auditoria de frete?
Após analisar cada problema, notamos que a auditoria de frete é um procedimento absolutamente essencial para qualquer embarcador, mas também é trabalhoso e complexo. Felizmente, a tecnologia revolucionou os processos de auditoria de frete, tornando-os muito mais rápidos e confiáveis.
Assim como em qualquer tipo de auditoria, a auditoria de frete sempre exigirá alguma intervenção humana. No entanto, esta intervenção pode limitar-se a simplesmente conferir os dados reunidos, comparados e processados pelo software, com agilidade e precisão impossíveis para um ser humano.
Para conferir esta agilidade e precisão ao seu time de logística, é essencial investir em um sistema de gestão de transportes robusto e especializado em embarcadores, como o Vertti TMS.
Sendo totalmente planejado para atender as necessidades do embarcador, o Vertti TMS oferece recursos que tornam a sua auditoria de frete mais rápida, fácil, confiável e muito menos dependente da ação de terceiros.
Veja algumas funcionalidades do Vertti TMS para auditoria de frete:
Importação automática de documentos
Uma das etapas mais maçantes e demoradas da auditoria de frete é a obtenção do CT-e e a extração dos dados para análise.
O auditor precisa acessar um e-mail ou o portal da SEFAZ, localizar o documento correto, baixar o XML, abrir em um editor de texto, encontrar cada um dos dados relevantes, digitar estes dados no software ou planilha para análise, localizar o contrato, abrir o contrato, comparar os dados…
O Vertti TMS elimina completamente toda esta etapa da auditoria, pois conta com um robô de importação e processamento de documentos fiscais (NF-e, CT-e e MDF-e) e operacionais (relatórios de de carga/descarga).
Este robô consulta periodicamente seus e-mails e portais da SEFAZ, baixando os arquivos e extraindo os dados relevantes para sua análise, vinculando-os a cada serviço de transporte.
Auditoria automática
Através dos dados importados pelo robô, o Vertti TMS compara os parâmetros do contrato, como a tabela de frete pré-estipulada, com as informações dos CT-es, ajudando o auditor a identificar imediatamente qualquer divergência.
O sistema conta ainda com uma validação automática de duplicidade, capaz de identificar os documentos fiscais idênticos e notificar o operador do sistema.
Todos os parâmetros utilizados pelo sistema Vertti para realizar estas validações são controlados por diretivas personalizáveis a nível da sua empresa ou até a nível de contrato, sempre se adequando às suas regras de negócio.
Troca de dados com terminais
Através de tecnologia de EDI (Electronic Data Interchange), o Vertti TMS recebe, interpreta e armazena os dados dos relatórios operacionais dos portos e terminais de transbordo.
Estes relatórios contêm informações complementares sobre cada serviço de transporte, como peso aferido, taxa de quebra técnica, horário de chegada, entre outros dados que podem ser utilizados para realizar uma auditoria ainda mais minuciosa sobre cada operação.
Além da inspeção individual, estes dados são valiosos para formar os indicadores de desempenho logístico (KPIs) que permitem avaliar a performance de cada fornecedor de transporte da sua empresa.
Saiba mais sobre o Vertti TMS
A auditoria de frete é extremamente importante para todo embarcador, mas é apenas uma das inúmeras tarefas do setor de logística, com desafios complexos e com impacto direto no desempenho da empresa.
O Vertti TMS oferece recursos para automatizar rotinas operacionais, reduzir custos e ajudar sua equipe a atingir um novo patamar em desempenho logístico.