A logística é um dos setores mais complexos do mundo corporativo. Quando tratamos da logística no agronegócio, a situação é ainda mais crítica: as menores falhas e atrasos se traduzem em uma perda de lucratividade difícil até mesmo de mensurar.
Antes de solucionar os problemas de logística, é preciso detectá-los antes, e esse sempre foi um dos principais desafios do setor. Neste sentido, a tecnologia da informação revolucionou a gestão logística com ferramentas inteligentes, como os softwares TMS.
Neste artigo, você entenderá definitivamente o conceito de software TMS, bem como suas principais funcionalidades e aplicações na logística do agronegócio.
O que é um Software TMS?
Software TMS (Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transportes) é um tipo de sistema de gestão empresarial especificamente destinado a operações de transporte de cargas.
Esses sistemas possuem recursos dedicados a cada etapa e a cada desafio do processo de transporte de mercadorias, centralizando em uma única plataforma todas as informações relevantes ao gestor de logística.
Existem diversos softwares TMS no mercado, e seus recursos disponíveis variam bastante, principalmente de acordo com o público-alvo do sistema. Entre os recursos mais comuns, temos:
- Controle de movimentação: visão em tempo real de todas as operações de transporte, com informações de situação do serviço, registros com data e hora, pendências, taxa de quebra técnica, entre outros.
- Gestão fiscal: emissão de CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais), os documentos específicos do ramo de transportes, e importação de NF-es (Nota Fiscal Eletrônica);
- Faturamento: operações financeiras relacionadas ao serviço de transporte, como tarifas de frete, seguros, débitos e créditos, entre outros.
- Comunicação de negócios: ferramentas para automatizar a comunicação entre os participantes da cadeia logística: oferta ou aceite de contratos de frete, envio de documentos fiscais e relatórios por e-mail e configuração de parâmetros públicos como tabelas de frete e referências.
TMS x ERP
É comum encontrar empresas que confundam softwares TMS e softwares ERP, pois algumas funcionalidades TMS podem existir em ERPs. No entanto, seus objetivos principais são completamente distintos.
Apesar de frequentemente oferecer alguns módulos e controles gerenciais, como fluxo de caixa e relatórios de desempenho logístico, um software TMS tem foco total no transporte: o fluxo de caixa, por exemplo, refere-se à receita dos fretes e os custos com manutenção, combustíveis, entre outros fatores (específicos ou não) de uma operação de transporte.
Já os softwares ERP (Enterprise Resource Planning, ou Gestão de Recursos Empresariais) são sistemas de gestão mais “genéricos”, com módulos comuns a praticamente qualquer empresa: departamento pessoal, financeiro, produção, documentos fiscais, entre outros.
Assim, os ERPs são muito mais abrangentes, e por isso mesmo, menos eficientes para atender necessidades específicas de uma operação de transporte.
Em grandes empresas do ramo de logística, é comum utilizar um TMS e um ERP integrados, dedicando cada à gestão das áreas em que são melhores.
TMS x WMS
Outra confusão comum é entre softwares TMS e WMS. Estes sistemas realmente estão relacionados, pois lidam com diferentes etapas da logística.
Um software WMS (Warehouse Management System, ou Sistema de Gerenciamento de Armazém) é um sistema dedicado à gestão de estoque de mercadorias em armazéns, centros de distribuição, silos, entre outros.
Algumas empresas, como os terminais de transbordo, utilizam sistemas WMS e TMS integrados, pois lidam tanto com o transporte de mercadorias (com frota própria ou terceirizada) quanto com a armazenagem de produtos.
Quais empresas utilizam Software TMS?
O principal público dos softwares TMS são as transportadoras, empresa cujo principal produto é o transporte de mercadorias em si. Para pequenas transportadoras, frequentemente, o TMS é suficiente para gerenciar toda a operação, sem necessidade de outros sistemas.
No entanto, vários outros públicos podem se beneficiar de um bom software TMS: embarcadores, indústrias com transporte próprio ou mesmo empresas que contratam grandes volumes de frete com transportadoras.
TMS aplicado a Logística no Agronegócio
A aplicação do software TMS na logística rural tem diversas especificidades: a variedade de produtos é bem menor do que, por exemplo, no ramo de fretes de e-commerce.
No entanto, os produtos da agroindústria são especialmente exigentes com as condições de transporte, armazenagem e tempo de viagem.
Além disso, quando tratamos especialmente de agroindústrias, como fazendas, cooperativas, usinas e indústrias de alimentos, o transporte de mercadorias e insumos é tão frequente e em tão larga escala, que diversas transportadoras são contratadas diariamente.
Por isso, um controle completo sobre todos os fretes envolvendo suas mercadorias é imprescindível para o funcionamento da logística no agronegócio, seja com frota própria ou terceirizada.
Para estas empresas, é importante que o software TMS tenha recursos de importação e processamento automático dos documentos enviados pela transportadora e outros operadores logísticos.
Como escolher um Software TMS?
Ao buscar um software TMS para automatizar a gestão de transportes da sua empresa, diversos fatores devem ser levados em consideração. Não apenas sobre o sistema em si, mas sobre a empresa que o desenvolve.
- Recursos: tente entender cada funcionalidade do sistema e verifique se ela realmente automatiza toda a sua operação de transportes, ou se você ainda precisará fazer controles manuais. Também é interessante verificar se o sistema não possui muito mais recursos do que você precisa, o que o tornaria mais caro também.
- Tempo de treinamento: verifique quanto tempo demora para capacitar um funcionário a utilizar o sistema. Esse fator é importante porque, a cada novo colaborador contratado, esse tempo de treinamento será necessário.
- Suporte técnico: compreenda a política de suporte da empresa e verifique se ela se adequa à sua operação, como horários de atendimento e canais disponíveis.
Existem diversas opções de alta qualidade no mercado nacional de softwares TMS, principalmente para transportadoras. Estes sistemas costumam oferecer tudo que a transportadora precisa para sua operação.
Nós da Vertti, no entanto, desenvolvemos soluções focadas na agroindústria. Por isso, o nosso TMS também tem um foco em empresas deste segmento, e faz parte de uma plataforma completa de logística no agronegócio: o Velog.
O que é o Velog TMS?
O Velog TMS é um sistema para gestão de transporte de cargas, com foco no agronegócio e logística de commodities, como soja, milho, açúcar, álcool, sementes e fertilizantes.
A solução oferece controle total sobre a movimentação das suas mercadorias, em frota própria e/ou de terceiros, possibilitando consultar informações como status da operação, pendências, tabelas de frete, débitos e créditos.
Para automatizar rotinas e prevenir erros operacionais, o sistema conta com um robô de processamento automático de documentos fiscais (NF-e, CT-e e MDF-e) e operacionais (relatórios de carga e descarga) recebidos pela sua empresa.
Em operações de exportação, o sistema permite ainda realizar agendamento automático nos portais dos principais portos, como Paranaguá e Santos, bem como coletar dados dos relatórios emitidos pelos portos.
O Velog TMS é um dos módulos da Plataforma Velog, um sistema completo de gestão, transporte, armazenamento e operação de transbordo para empresas do agronegócio, contendo módulos que oferecem controle e automação em cada etapa da cadeia logística.
Implementamos cada funcionalidade do Velog a partir das necessidades reais do dia-a-dia de cooperativas agroindustriais, commodity traders, usinas de açúcar e etanol, indústrias de alimentos, terminais multimodais de transbordo, entre outros segmentos do agronegócio.
Através dos relatórios e análises precisas que Velog oferece, o gestor logístico tem os insumos para tomadas de decisão que fazem toda a diferença na performance.
Com monitoramento em tempo real sobre todas as etapas do transporte, nosso software evita as principais dores de cabeça do gestor de logística.
Utilizando o Velog, a sua empresa aumenta:
- Performance operacional e cadência
- Assertividade nos processos logísticos
- Controle organizacional
- Comunicação rápida e automatizada com parceiros
- Compliance fiscal
E reduz:
- Custos administrativos com horas extras
- Custos com pagamento de estadias
- Retrabalho
- Erros operacionais
- Custos de frete
Dê o primeiro passo para a evolução da logística na sua empresa!