Negociar e contratar servi\u00e7os de transporte s\u00e3o fun\u00e7\u00f5es prim\u00e1rias do setor de log\u00edstica das empresas. Em opera\u00e7\u00f5es de grande porte, a equipe movimenta dezenas de pedidos, faturas, contratos, comprovantes, documentos fiscais e relat\u00f3rios diariamente.<\/p>\n\n\n\n
Com este volume, \u00e9 inevit\u00e1vel se deparar com erros operacionais<\/strong>, tanto da sua pr\u00f3pria equipe quanto dos transportadores contratados, como valores incorretos, cobran\u00e7as duplicadas e indevidas, entre outros.<\/p>\n\n\n\n Quanto mais tempo um problema passa despercebido na cadeia de suprimentos<\/strong>, mais dif\u00edcil ser\u00e1 solucion\u00e1-lo. Principalmente na log\u00edstica do agroneg\u00f3cio<\/a>, onde o volume de mercadorias transportadas \u00e9 excepcionalmente alto, as diverg\u00eancias se acumulam e o preju\u00edzo<\/strong> \u00e9 crescente.<\/p>\n\n\n\n Para impedir que esta bola de neve impacte seu faturamento e suas rela\u00e7\u00f5es comerciais, \u00e9 imprescind\u00edvel identificar esses problemas<\/strong> o mais r\u00e1pido poss\u00edvel. Fazer isso consistentemente, \u00e9 claro, exige processos<\/strong> bem estabelecidos. <\/p>\n\n\n\n Neste artigo, vamos falar sobre o processo de auditoria de frete:<\/strong> o que \u00e9, para que serve, como fazer e como automatizar.<\/p>\n\n\n\n Auditoria de frete \u00e9 o processo de confer\u00eancia e valida\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es referentes ao servi\u00e7o de transporte de cargas<\/strong> contratado pelo embarcador. Estas informa\u00e7\u00f5es s\u00e3o recebidas atrav\u00e9s de documentos fiscais e\/ou operacionais enviados pela transportadora, terminal ou outro operador log\u00edstico.<\/p>\n\n\n\n O principal objetivo da auditoria de frete \u00e9 identificar diverg\u00eancias de valores<\/strong>, duplicidades<\/strong>, cobran\u00e7as indevidas<\/strong>, erros fiscais<\/strong> e at\u00e9 mesmo fraudes<\/strong>. Com isso, o embarcador garante que est\u00e1 pagando o valor combinado em contrato, e apenas por servi\u00e7os efetivamente realizados. <\/p>\n\n\n\n Trata-se de um procedimento essencial de seguran\u00e7a e compliance, com impacto direto no faturamento da empresa. A frequ\u00eancia destas auditorias varia de acordo com a demanda log\u00edstica da empresa, chegando a ser di\u00e1ria<\/strong> em empresas com alto volume de contrata\u00e7\u00f5es de frete.<\/p>\n\n\n\n Como um b\u00f4nus, o processo gera um valioso hist\u00f3rico de dados ao longo do tempo, contendo indicadores de desempenho log\u00edstico<\/a>. Estes dados permitem analisar o impacto dos custos de frete no faturamento da empresa, bem como avaliar o desempenho dos transportadores em diferentes aspectos.<\/p>\n\n\n\n A principal etapa da auditoria de frete consiste em analisar os valores e informa\u00e7\u00f5es do Conhecimento de Transporte eletr\u00f4nico (CT-e)<\/strong> emitido pelo transportador. Este documento fiscal cont\u00e9m informa\u00e7\u00f5es detalhadas sobre o servi\u00e7o, o que o torna uma excelente ferramenta para auditoria.<\/p>\n\n\n\n Durante a inspe\u00e7\u00e3o, o auditor dever\u00e1 procurar por erros e diverg\u00eancias poss\u00edveis dentro de cada CT-e, comparando-o ao contrato de frete. Os 3 principais erros que podem ser encontrados na auditoria de frete s\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n Vamos observar em detalhes cada um destes problemas, como identific\u00e1-los e quais atitudes tomar ao encontr\u00e1-los durante a auditoria.<\/p>\n\n\n\n Ocorre quando o valor<\/strong> cobrado pelo servi\u00e7o de frete for maior ou menor do que o previamente acordado<\/strong> entre as partes. A diverg\u00eancia pode estar na pr\u00f3pria tarifa de frete ou em outras tarifas associadas ao transporte, como seguros, escolta, entre outros. <\/p>\n\n\n\n Na maioria dos casos, o valor incorreto decorre de erros de c\u00e1lculo ou digita\u00e7\u00e3o<\/strong>. No entanto, principalmente em CT-es com valor acima do combinado, o embarcador pode desconfiar da boa f\u00e9 do transportador. <\/p>\n\n\n\n Para identificar este erro, o auditor deve comparar o valor do CT-e<\/strong> com os valores da tabela de frete<\/strong> constante no contrato entre o embarcador e a transportadora.<\/p>\n\n\n\n Ao se deparar com valores incorretos, o auditor dever\u00e1 comunicar o transportador o quanto antes para gerar um novo CT-e e cancelar o incorreto<\/strong>. Essa agilidade \u00e9 necess\u00e1ria porque h\u00e1 um prazo para o cancelamento do CT-e, variando de acordo com o estado.<\/p>\n\n\n\n A duplicidade de cobran\u00e7a ocorre quando o transportador emite duas (ou mais) faturas referentes ao mesmo servi\u00e7o para o embarcador.<\/p>\n\n\n\n Este problema costuma decorrer de erros operacionais do respons\u00e1vel financeiro da transportadora, por exemplo, quando ele esquece que j\u00e1 enviou a fatura e envia novamente. Em alguns casos pode ser algum bug no software utilizado para emitir o CT-e.<\/p>\n\n\n\n A identifica\u00e7\u00e3o deste erro \u00e9 um pouco mais complexa: se n\u00e3o houver uma tecnologia para detec\u00e7\u00e3o de duplicidade<\/strong>, o auditor precisar\u00e1 perceber a semelhan\u00e7a entre as faturas, ou notar que n\u00e3o deveriam haver duas cobran\u00e7as daquele mesmo fornecedor naquele per\u00edodo, o que pode ser bem complicado em opera\u00e7\u00f5es de grande volume.<\/p>\n\n\n\n Se a fatura duplicada tamb\u00e9m corresponder a CT-es duplicados, o auditor dever\u00e1 avisar o transportador para cancelar o segundo documento dentro do prazo permitido pela SEFAZ.<\/p>\n\n\n\n A cobran\u00e7a indevida \u00e9 um termo guarda-chuva para diversos problemas relacionados a discrimina\u00e7\u00e3o do servi\u00e7o, incluindo:<\/p>\n\n\n\n Novamente, a principal causa do problema \u00e9 a desorganiza\u00e7\u00e3o<\/strong> por parte dos respons\u00e1veis administrativos e financeiros da transportadora. <\/p>\n\n\n\n Para todos os casos de cobran\u00e7a indevida, a melhor forma de detectar o problema \u00e9 atrav\u00e9s de uma gest\u00e3o de fretes efetiva<\/strong>, que permita consultar detalhes e vincular documentos \u00e0 cada servi\u00e7o contratado. <\/p>\n\n\n\n Assim, \u00e9 poss\u00edvel comparar facilmente o conte\u00fado do CT-e com os detalhes do contrato, al\u00e9m de identificar CT-es n\u00e3o vinculados a nenhum servi\u00e7o.<\/p>\n\n\n\n Ap\u00f3s analisar cada problema, notamos que a auditoria de frete \u00e9 um procedimento absolutamente essencial para qualquer embarcador, mas tamb\u00e9m \u00e9 trabalhoso e complexo<\/strong>. Felizmente, a tecnologia revolucionou os processos de auditoria de frete, tornando-os muito mais r\u00e1pidos e confi\u00e1veis. <\/p>\n\n\n\n Assim como em qualquer tipo de auditoria, a auditoria de frete sempre exigir\u00e1 alguma interven\u00e7\u00e3o humana. No entanto, esta interven\u00e7\u00e3o pode limitar-se a simplesmente conferir os dados reunidos, comparados e processados pelo software, com agilidade e precis\u00e3o<\/strong> imposs\u00edveis para um ser humano.<\/p>\n\n\n\n Para conferir esta agilidade e precis\u00e3o ao seu time de log\u00edstica, \u00e9 essencial investir em um sistema de gest\u00e3o de transportes robusto e especializado em embarcadores, como o Vertti TMS<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Sendo totalmente planejado para atender as necessidades do embarcador, o Vertti TMS oferece recursos que tornam a sua auditoria de frete mais r\u00e1pida, f\u00e1cil, confi\u00e1vel e muito menos dependente da a\u00e7\u00e3o de terceiros. <\/p>\n\n\n\n Veja algumas funcionalidades do Vertti TMS para auditoria de frete:<\/p>\n\n\n\n Uma das etapas mais ma\u00e7antes e demoradas da auditoria de frete \u00e9 a obten\u00e7\u00e3o do CT-e<\/strong> e a extra\u00e7\u00e3o dos dados para an\u00e1lise. <\/p>\n\n\n\n O auditor precisa acessar um e-mail ou o portal da SEFAZ, localizar o documento correto, baixar o XML, abrir em um editor de texto, encontrar cada um dos dados relevantes, digitar estes dados no software ou planilha para an\u00e1lise, localizar o contrato, abrir o contrato, comparar os dados\u2026<\/p>\n\n\n\n O Vertti TMS elimina <\/strong>completamente toda esta etapa da auditoria, pois conta com um rob\u00f4 de importa\u00e7\u00e3o e processamento<\/strong> de documentos fiscais (NF-e, CT-e e MDF-e) e operacionais (relat\u00f3rios de de carga\/descarga).<\/p>\n\n\n\n Este rob\u00f4 consulta periodicamente seus e-mails e portais da SEFAZ, baixando os arquivos e extraindo os dados relevantes para sua an\u00e1lise, vinculando-os a cada servi\u00e7o de transporte.<\/p>\n\n\n\n Atrav\u00e9s dos dados importados pelo rob\u00f4, o Vertti TMS compara os par\u00e2metros do contrato, como a tabela de frete pr\u00e9-estipulada, com as informa\u00e7\u00f5es dos CT-es, ajudando o auditor a identificar imediatamente qualquer diverg\u00eancia<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n O sistema conta ainda com uma valida\u00e7\u00e3o autom\u00e1tica de duplicidade<\/strong>, capaz de identificar os documentos fiscais id\u00eanticos e notificar o operador do sistema.<\/p>\n\n\n\n Todos os par\u00e2metros utilizados pelo sistema Vertti para realizar estas valida\u00e7\u00f5es s\u00e3o controlados por diretivas personaliz\u00e1veis<\/strong> a n\u00edvel da sua empresa ou at\u00e9 a n\u00edvel de contrato, sempre se adequando \u00e0s suas regras de neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n Atrav\u00e9s de tecnologia de EDI (Electronic Data Interchange)<\/em>, o Vertti TMS recebe, interpreta e armazena os dados dos relat\u00f3rios operacionais dos portos e terminais de transbordo<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Estes relat\u00f3rios cont\u00eam informa\u00e7\u00f5es complementares sobre cada servi\u00e7o de transporte, como peso aferido, taxa de quebra t\u00e9cnica<\/a>, hor\u00e1rio de chegada, entre outros dados que podem ser utilizados para realizar uma auditoria ainda mais minuciosa sobre cada opera\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m da inspe\u00e7\u00e3o individual, estes dados s\u00e3o valiosos para formar os indicadores de desempenho log\u00edstico (KPIs)<\/a> que permitem avaliar a performance de cada fornecedor de transporte da sua empresa.<\/p>\n\n\n\n A auditoria de frete \u00e9 extremamente importante para todo embarcador, mas \u00e9 apenas uma das in\u00fameras tarefas do setor de log\u00edstica, com desafios complexos e com impacto direto no desempenho da empresa.<\/p>\n\n\n\n O Vertti TMS oferece recursos para automatizar rotinas operacionais, reduzir custos e ajudar sua equipe a atingir um novo patamar em desempenho log\u00edstico.<\/p>\n\n\n\nO que \u00e9 auditoria de frete?<\/h2>\n\n\n\n
Como fazer auditoria de frete?<\/h2>\n\n\n\n
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Valor incorreto<\/h3>\n\n\n\n
Cobran\u00e7a duplicada<\/h3>\n\n\n\n
Cobran\u00e7a indevida<\/h3>\n\n\n\n
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Como automatizar a auditoria de frete?<\/h2>\n\n\n\n
Importa\u00e7\u00e3o autom\u00e1tica de documentos<\/h3>\n\n\n\n
Auditoria autom\u00e1tica<\/h3>\n\n\n\n
Troca de dados com terminais<\/h3>\n\n\n\n
Saiba mais sobre o Vertti TMS<\/h2>\n\n\n\n